24 de abril de 2024
El martes 23 de abril de 2024, la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah recibió un informe de la oficina del Auditor del Condado sobre su informe reciente que demostró que el Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar‘Los datos de colocación de viviendas son precisos el 96% de las veces.
El informe también describió algunas barreras y deficiencias del actual Sistema de Información de Gestión de Personas sin Hogar, validando el trabajo continuo de la Oficina Conjunta para actualizar ese sistema. El enfoque del informe era diferente de un informe 2023 de la Contraloría enfocado a la gestión de contratos de Oficina Conjunta.
Para su informe, la oficina de Auditora Jennifer McGuirk se centró en evaluar la exactitud de los datos de colocación de viviendas de la Oficina Conjunta. Esos datos rastrean cuántas personas pasan cada año de la falta de vivienda a la vivienda con fondos de la Oficina Conjunta, así como en qué tipo de programas de vivienda están inscritos. Para su evaluación, la oficina del Auditor comparó datos de una muestra de 11 proveedores de servicios para personas sin hogar con los los datos de la Oficina Conjunta, analizando si los datos eran consistentes.
“Lo que encontramos en nuestra muestra es que en el 96% de los casos, los datos de la Oficina Conjunta eran un reflejo fiel de los datos del proveedor. Fueron resultados excelentes”, afirmó Nicole Dewees, directora de auditoría.
Los auditores también confirmaron que la Oficina Conjunta ahora está rastreando los datos de colocación de viviendas utilizando fechas de mudanza, no fechas de inicio del programa. Anteriormente, la Oficina Conjunta utilizaba la fecha de inicio del proyecto como indicador de la fecha de entrada debido a limitaciones en el sistema HMIS. Después de que el personal de la Oficina Conjunta se dio cuenta de que esto no era suficiente y estaba generando imprecisiones en los datos de colocación, y después de que el gobierno federal actualizó su guía para las comunidades de todo el país, el departamento comenzó a desarrollar una forma de rastrear las fechas de mudanza como una manera de medir las colocaciones. La urgente necesidad de mejorar los datos de colocación se destacó en un Memorándum de 2021 del auditor McGuirk en línea con los planes previamente establecidos.
“Nos complació saber que la Oficina Conjunta ahora está utilizando la fecha de mudanza de vivienda para informar las colocaciones de vivienda”, dijo Dewees. “Analizamos el año fiscal 2023 y descubrimos que estaban usando el campo correctamente”.
La oficina del auditor identificó algunas barreras actuales para el uso de datos, a saber, los desafíos asociados con el actual Sistema de Información de Gestión de Personas sin Hogar (HMIS), el sistema de datos requerido a nivel federal que recopila datos de clientes y programas de proveedores locales de servicios de vivienda y personas sin hogar. Los auditores confirmaron que el sistema es difícil de usar y que muchos proveedores ingresan datos en un segundo sistema de datos además del HMIS.
“Descubrimos que los sistemas de datos duplicados aumentan el riesgo de inexactitud de los datos y son ineficientes”, afirmó Mandi Hood, auditora de gestión.
El informe recomienda implementar una base de datos compatible con una interfaz de programación de aplicaciones, o API, un software que permite que dos aplicaciones “hablen” entre sí. Un sistema HMIS con esa capacidad permitiría a los proveedores de servicios para personas sin hogar cargar datos en HMIS directamente desde sus sistemas internos, en lugar de ingresar esos datos varias veces en diferentes programas.
Representantes de la Oficina Conjunta dijeron que mejoras como esa ahora serán posibles gracias a una reciente transferencia del sistema HMIS de la Oficina de Vivienda de Portland a la Oficina Conjunta.
“Si bien la transferencia del sistema HMIS al condado de Multnomah no implica cambios notables en el software, sienta las bases para que proyectos e iniciativas clave sigan adelante”. Presidenta Jessica Vega Pederson él dijo. “Ahora que tenemos el HMIS interno, controlamos los datos y tenemos la capacidad de realizar los cambios necesarios para responder en el campo para cumplir nuestros objetivos y servir a la comunidad”.
La Oficina Conjunta y Tecnología de la Información del Condado ya se encuentran en las primeras etapas de la adquisición de un nuevo proveedor de HMIS que prestaría servicios a toda la región de los tres condados. Ese proceso llevará algunos años debido al tamaño y la complejidad del sistema y la cantidad de jurisdicciones y socios involucrados, incluidos los condados de Washington y Clackamas. Mientras tanto, la Oficina Conjunta podrá realizar mejoras en el sistema que antes no eran posibles, incluidos informes y paneles mejorados y la capacidad de realizar un análisis de datos más rápido.
La Oficina Conjunta ha estado trabajando en un plan de modernización y mejora de datos, utilizando las mejores prácticas que han demostrado ser exitosas en los sectores de salud y salud pública. Eso incluye aumentar la capacidad del personal de datos, crear una lista de nombres de personas que experimentan falta de vivienda crónica en estrecha colaboración con la Construido para cero iniciativa y llevar a cabo un trabajo continuo de garantía de la calidad de los datos.
“Tenemos soluciones provisionales”, dijo Anna Plumb, subdirectora de la Oficina Conjunta. “El hecho de que tengamos control sobre HMIS significa que podemos diseñar y construir un datamart, algo que podemos superponer al sistema HMIS actual para permitirnos obtener datos de una manera optimizada y efectiva”.
