Sanción millonaria contra empresa automotriz por violaciones al PTEE

Sanción millonaria contra empresa automotriz por violaciones al PTEE
Sanción millonaria contra empresa automotriz por violaciones al PTEE

La filial colombiana de una reconocida multinacional del sector automotriz deberá pagar una multa conjunta de 400 millones de pesos (unos USD 105.000) por presuntos incumplimientos de sus controles para prevenir la corrupción y el soborno transnacional.

Continúan en Colombia multas y sanciones a empresas que presuntamente han incumplido lo establecido en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial del PTEE.

Esta vez la empresa afectada era una importante empresa automotriz -cuyo nombre Infolaft conoce, pero se abstiene de publicar-, que habría violado sus obligaciones de identificar adecuadamente el riesgo de corrupción y soborno transnacional (C/ST), y también diseñó un procedimiento de debida diligencia. . defectuoso.

Considerando que es de interés para nuestra comunidad de responsables de cumplimiento y con fines puramente pedagógicos, en Infolaft desarrollamos a continuación los detalles más importantes del caso.

Implementación tardía del PTEE

Mediante Resolución 2024-01-005951, de fecha 5 de enero de 2024, la Dirección de Cumplimiento de la Superintendencia de Sociedades impuso cuatro multas a la empresa automotriz afectada por varios incumplimientos de los PTEE.

Cada una de las cuatro multas fue fijada en un valor de cien millones de pesos colombianos, equivalente a un valor total aproximado de USD 105.000.

Uno de los cargos consistió en la adopción “tardía” del Programa de Transparencia y Ética Empresarial del PTEE.

Según Supersociedades, “Al 31 de diciembre de 2021, la empresa [automotriz] cumplió con todos los criterios necesarios para ser sujeto obligado a la implementación del PTEE”.

Esto significa que dicha empresa tenía hasta el 31 de mayo de 2022 para diseñar e implementar su correspondiente PTEE. Sin embargo, adoptó dicho programa 17 meses después.

Tal prueba, asegura la Superintendencia, consta en el acta de la junta extraordinaria de accionistas N° 105 del 2 de octubre de 2023.

Además, dicha aprobación sólo se dio luego de la correspondiente visita de inspección por parte de funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, en la que fueron advertidos sobre posibles incumplimientos.

Se deroga el manual basado en PTEE

Según la resolución sancionadora, otra de las fallas consistió en que la empresa automotriz presentó a los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades un manual del PTEE que “estaba basado en normas que ya fueron derogadas”.

Dicho documento, agrega la Supersociedades, no se basó en las exigencias del vigente capítulo 13 de la Circular Básica Jurídica, sino que tuvo como fundamento jurídico la derogada resolución 100-002657 del 25 de julio de 2016 y la circular externa 100-000003 de el 26. Julio de 2016.

Esto causó Aspectos como la identificación de señales de advertencia, la notificación de quejas, las obligaciones específicas de los empleados expuestos a riesgo de cumplimiento y la traducción de los PTEE, entre otros, “no se alinearán con lo dispuesto por esta Superintendencia en el Capítulo 13”.

La debida diligencia es mucho más que listas de verificación

Quizás uno de los reproches más fuertes que la Superintendencia de Sociedades le hizo a la automotriz fue sobre la definición del procedimiento de debida diligencia.

Según Supersociedades, la empresa definió este trámite como las “actividades que se realizan para conocer los antecedentes de una persona natural o jurídica, previo a la celebración de un contrato o al establecimiento de una relación comercial”.

Además, dicha due diligence consistió en consultar listas restrictivas, procedimiento que debía ser desarrollado por “todos los colaboradores” y cuyos hallazgos debían ser remitidos al empleado de cumplimiento para el análisis correspondiente.

En esta situación, Las Supersociedades indicaron que dichos procedimientos “no cumplen con los requisitos o instrucciones señaladas en el Capítulo 13, ya que no contemplan una ejecución regular, un seguimiento efectivo ni una revisión periódica de los aspectos legales, contables o financieros”.

Por ello, insistió la Superintendencia, Con la sola consulta de listados “no se observa un procedimiento debidamente estructurado de acuerdo con la política establecida por la empresa para identificar y evaluar los riesgos C/ST”.

Además, la autoridad señaló que “una debida diligencia bien estructurada implica no sólo la identificación de riesgos potenciales, sino también la implementación de controles efectivos, una supervisión constante y una revisión periódica de políticas y procedimientos”.

Fallas en la identificación y control del riesgo C/ST

Luego de analizar la matriz de riesgos C/ST presentada por la automotriz, la Superintendencia de Sociedades reveló varios problemas.

En primer lugar, Esta matriz no estaba en español y no consideraba los factores de riesgo específicos de la empresa con sede en Colombia..

De hecho, se trataba de “una matriz de riesgos global para el grupo empresarial (…), sin considerar las particularidades y riesgos específicos de la empresa en cuestión”.

“La particularidad del entorno colombiano, con su dinámica económica, regulatoria y social, pone de relieve la necesidad de una matriz de riesgos que refleje fielmente la realidad operativa y económica de la empresa en este contexto”, afirmó Supersociedades.

Además, la autoridad destacó que “estos hallazgos representan un inconveniente sustancial” y “No se puede subestimar la relevancia de contar con una matriz de riesgos sólida y ajustada a la realidad específica de una sociedad en Colombia”.

Inconsistencias en el nombramiento del oficial de cumplimiento

Durante las visitas de inspección, funcionarios de la Superintendencia de Sociedades también identificaron que El responsable de cumplimiento desempeñaba simultáneamente el papel de responsable de control y auditoría interna..

Esta dualidad de roles, afirmaron las Supersociedades, “resulta en contravención” de las disposiciones del PTEE, que prohíben al oficial de cumplimiento asumir responsabilidades como revisor fiscal o en el desempeño de estas funciones similares como auditor interno.

“La situación observada sugiere un posible conflicto de intereses al asignar a la misma persona responsabilidades tanto para el control interno como para la garantía del cumplimiento regulatorio.“, aseguró la autoridad.

Finalmente, Supersociedades señaló que “esta contradicción con los requisitos establecidos podría impactar negativamente la capacidad del oficial de cumplimiento para asegurar de manera independiente y eficiente la adecuada implementación y funcionamiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)”.

Nota del editor: en el resolución sancionadora 2024-01-005951 del 5 de enero de 2024se lee que “contra esta resolución procede el recurso de reconsideración y, en carácter de subsidio, el recurso de apelación, el cual podrá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación (…)”.

 
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